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论文:电子商务企业内部控制制度浅议

大嘉购Plus招商加盟官网整理编辑[提要]随着电子商务企业的发展,各种类型的电商企业也涌现在市场中。传统的内部控制制度已经无法满足电商企业的管理需要,当下的电商企业都在内控体系中存在着缺陷,其控制、控制环境、风险评估、会计信息系统分别存在一定的问题。本文就电商企业内部控制中关键环节存在的问题进行分析,在宏观上提出解决办法,给出合理建议。

  关键词:电子商务;内部控制;宏观

  中图分类号:F27 文献标识码:A

  收录日期:2017年10月27日

  近年来,电子商务企业应接不暇的出现在人们视线当中。而电商企业的发展也为企业的管理和建立内部控制制度带来一股寒流。电商企业的多元化发展和独特的经营特点,共享网络资源的同时,信息沟通更加快捷,但也使电商企业生存的环境更加复杂。

  一、电子商务企业内部控制问题分析

  电商企业纵使发展前景可观,但其交易结算的方式是对传统会计信息系统的冲击,不得不面对风险。我国大多数传统企业即使全部交易记录都信息系统化,但依然留存纸质凭证,其购销合同、原始凭证还是依然纸质化。而电商企业已经全部实现电子化、自动化、无纸化,方便快捷。但会计信息系统的范围已经扩大到了网络上,这给企业资金结算安全带来了巨大的风险,财务不能据实提供,这为后续财务工作造成很大影响。电商企业的管理和运营主要是依靠于特定的电子商务系统,一旦系统崩溃或者出现网络问题,其交易也就功亏一篑,这也是许多大型电商企业面临的问题。

  电子商务企业增大了企业风险评估的范围和内容。风险评估是识别和分析影响目标实现的相关风险的过程,是有效内部控制的重要因素。众所周知,网络病毒给电商企业的网络安全性带来了许多隐患,由于企业会将所有交易数据都存放于电子商务系统中,网络的开放性、信息的共享性,以及在信息传递的过程中都会使数据泄露,其信息系统本身的安全性也需要内部控制。而且员工在某种程度上无法判断客户提供的数据是否为交易的原件,数据差错、舞弊不能在系统中及时发现,员工素质不过关,从而发生信息泄露、隐瞒等事件。总之,其数据处理的方式、存放的形式,以及各种各样网络不确定性增加了内部控制的新风险控制点,层出不穷的电商企业,各种类型、经营各种商品的企业涌现的市场中,这也是一个对比的过程,消费者可以逐一对比各个电商的价格,择低或择优选择购买商品。这就要求员工要掌握市场的实时动态,分析市场行情,以保证抢占先机,这也是电商内控体系应着重控制的竞争风险。

  而内部控制是指一个单位的各级管理层,为了保护其经济资源的安全、完整,确保经济和会计信息的正确可靠,协调经济行为,控制经济活动,利用单位内部分工而产生的相互制约、相互联系的关系,形成一系列具有控制职能的方法、措施、程序,并予以规范化、系统化,使之成为一个严密的、较为完整的体系。但电商企业的内控体系已经不能用信息技术监督企业的各种贸易活动,更依赖于系统的准确性和安全性。以往的内部控制是通过企业内部的信息与沟通,而电商企业扩大了这一沟通层面,就要求内部控制制度也要注重企业外部的贸易活动,电子商务领域里,要认识到企业不再仅仅是独立的个体,建立的上的外部各个节点都是信息与沟通的主要对象,必须重视和保证合作关系的正常有效运作,从而扩大内控体系。

  当前,很多小型电商企业的创始人都是刚迈入社会的青年,对于内部控制的了解微乎其微,模糊内部控制的概念,从管理层面就没有给内部控制制度一个良好的开端,管理者没有及时为企业内部控制创造良好的环境,会计核算问题日渐暴露。亦或是过分依赖会计人员,一旦出现员工内部纰漏,可使整个企业都崩塌。电商企业管理者没有正确全面把握行业所处的外部环境,对网络信息技术以及网络环境安全性理解存在偏差,这样造成对电商企业内控负面影响。现今的电商企业业务发展越来越压的缩化,内控层次显著减少,企业内控不再是基于管理者权力的需要,更多的是以贸易活动信息的合理性和企业发展的需要为基础。如果企业领导者不能意识到这种转变,将直接影响企业内部控制的有效性,制约企业发展。

  许多刚起步的电商企业总会面临缺乏高素质的境地,电子商务系统改变了传统企业的管理模式,这就要求其业务销售人员既要懂得运营模式也要懂得业务知识,这已经不是靠一张嘴可以走遍天下的销售方式,需要人与信息技术的结合。对会计人员的要求更高,既要摆脱以往传统的纸质记账也要根据电子信息合理记账,对人才的要求也限制了小型电商企业的发展。

  二、解决电子商务企业内部控制制度缺陷的办法

  首先,要先改变电商企业的内部控制环境。从宏观角度切入企业内部控制,良好的内部环境将推动企业内部控制制度的完善,如同一双隐形的翅膀伴企业翱翔,给企业带来重要影响。内部环境是需要员工共同维持的,杜绝舞弊之风,杜绝各种违规操作,消除不良风气。给所有员工营造一种积极向上的工作氛围,加强企业员工素质的同时,还应具体完善员工激励制度,在员工满意的情况下,其职业道德也将逐渐提高。不仅对内部环境要进行净化,还要实时监控企业外部环境的变化,不能本着“闭关锁国”的政策,要根据市场的变化调整产品及相应的价格,还有不断关注国家政策,以免国家政策的出台给企业带来风险。

  其次,应建立持续的风险评估机制。电商企业所处的环境总是风云变幻,也将面临各种市场风险、竞争风险、环境风险、控制活动风险。管理层应转变利益最大化的观念,控制风险的同时让企业有条不紊的走在电子商务中,强压的风险不利于公司长期生存。

  加快技术保障的进程,无论是提升技术人员本身的素质还是从引进先进的信息系统技术都迫在眉睫,电子商务系统的安全保障是整个电商运营的重中之重。而财务信息系统作为内部控制的重要环节必须与企业经营活动有机统一起来,最终实现各个环节的有机配合,确保高效的内部控制。同时,结合企业运营特点,为了确保不相容职务相分离,利用权限设置、身份认证体系、严格分开维护人员和应用人员等措施,以此严格控制各岗位权限范围和应负责任。

  再次,现今年轻的企业都有“信息隔绝”的缺点。这也和当代社会冷漠化有关,所以企业一定要建立好信息沟通机制,确保管理层及各个员工能及时准确地获取客户、市场信息,防止信息的闭塞。在内部控制制度中,明确每个人的责任,以及各相关部门的联系、互换信息。这样的信息沟通机制也可使客户及供应商更完整地了解企业的进程,有利于合作。

  最后,权利和监督是成配比的,有效的监督是成功的一半。许多小型电商企业都是一人独大的模式,这样缺乏监督的企业注定不能长远。但是,有些企业即使没有独立的审计部门,也要指定公司或人员按时对企业各类指标进行审计,建立多元化监督机制,每位员工都是彼此的监督者,通过不同的渠道给管理者反馈信息,这也对管理者决策有着重要影响。电商的运营模式使内部控制制度刷新了其监督的内容,不仅企业内部监督,而且还要强大的售后监督,要想企业长期发展,必须做好售后服务,给顾客完美的购物体验,这也要成为内控体系中的重点。

  三、总结

  电商时代已经来临了很多年,但曾经辉煌的电商企业已在市场轮换中淘汰了一批又一批,新兴的电商企业也是层出不穷,要想在电子商务之巅立于不倒之地,做好内部控制是非常重要的。内部控制问题一直都是老生常谈,但真正做到完善内控体系的企业却是少之又少,十九大的召开,呼吁年轻人努力创新,艰苦创业,然而不能只凭着一腔热血,管理者还要有对各类制度的具体化实施,对运营过程中的各个环节进行严格把控,在不同的内部控制环节上设置相应的控制政策,继而对风险应持续评估,注重企业文化,营造良好的内部环境。

  规模经济已经不适合如今的市场,消费者观念的转变使得电商企业迎来了新的难题。但是时代在进步,经济在发展,只有崭新的电商企业完善健全了内部控制制度,重新建立起适合电商企业发展的内控体系,规避各类风险,不过度追求现金流量,提升企业自身价值,电商企业的新高潮会再次掀起。

主要参考文献:

[1]张静.对电子商务企业内部控制体系的思考及实践分析[J].经营管理者,2013.

[2]樊子君,胡菊彩,李越.内控评价的现状、问题及改进建议[J].财务与会计(理财版),2013.13.

[3]郑连弟.电子商务企业内部控制与企业价值研究[J].科技博览,2015.25.

[4]吴朝明.新经济下的内部控制[J].会计研究,2004.1.(来源:《合作经济与科技》杂志 文/吴亚雄 编选:电子商务研究中心)

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